Księgowość w firmie budowlanej

Rozliczanie projektów, zarządzanie zaliczkami, kaucjami, sprzętem i umowami — księgowość w firmie budowlanej wymaga doświadczenia oraz znajomości specyfiki branży. Wspieramy wykonawców i inwestorów w prowadzeniu przejrzystej, zgodnej z przepisami księgowości.

Najczęstsze błędy w branży budowlanej

Częstym problemem jest niewłaściwe przypisywanie kosztów do konkretnych etapów projektu lub błędna klasyfikacja wydatków jako koszty ogólne zamiast kosztów bezpośrednich. Tego typu błędy mogą zniekształcać wyniki finansowe, utrudniać ocenę rentowności projektu i ograniczać dostęp do kredytów czy finansowania inwestycji.

Zaliczki są powszechną praktyką w budownictwie, jednak ich błędne ujęcie w księgach rachunkowych może prowadzić do nieścisłości w bilansie oraz błędów w rozliczeniach VAT. Istotne jest prawidłowe monitorowanie i rozliczanie zaliczek na każdym etapie realizacji projektu.

Firmy budowlane często popełniają błędy przy obliczaniu i deklarowaniu VAT, zwłaszcza w przypadku usług objętych różnymi stawkami podatkowymi w zależności od rodzaju prac. Pominięcie szczegółowych przepisów lub błędne przypisanie stawki VAT może skutkować nieprawidłowymi deklaracjami podatkowymi i poważnymi konsekwencjami finansowymi.

Umowy o roboty budowlane często sprawiają trudności w prawidłowym rozliczeniu, zwłaszcza gdy dotyczą projektów długoterminowych. W takich przypadkach niezbędne jest stosowanie metody procentu wykonania, a wszelkie błędy w jej zastosowaniu mogą skutkować nieprawidłowym rozpoznaniem przychodów i kosztów.

Błędy księgowe w tym obszarze mogą pojawiać się na kilku płaszczyznach:

Rozpoznanie przychodu — firmy budowlane często mają trudności z prawidłowym określeniem momentu rozpoznania przychodu, zwłaszcza w przypadku długoterminowych realizacji.
Należności przeterminowane — brak właściwego ujęcia niezapłaconych należności oraz ich klasyfikacji jako „wątpliwe” lub „stracone” może negatywnie wpływać na wynik finansowy firmy.
Błędna klasyfikacja kaucji — kaucje mogą mieć charakter krótko- lub długoterminowy. Błąd polega na niewłaściwej klasyfikacji kaucji jako np. przychodów operacyjnych, zamiast zakwalifikowania ich jako pasywów w bilansie.
Nieprawidłowe ujęcie w bilansie — kaucje bywają błędnie wykazywane jako aktywa lub pasywa bieżące, podczas gdy część z nich powinna być traktowana jako długoterminowa w zależności od umowy.

W branży budowlanej powszechnie stosuje się gwarancje wykonania oraz usunięcia wad i usterek, które mają na celu zapewnienie, że wykonawca dostarczy usługę zgodną z umową. Gwarancje te często wiążą się z kosztami, które nie zawsze są uwzględnione w początkowej wycenie projektu.

Błędy przy rozliczaniu kosztów gwarancji — koszty związane z gwarancją wykonania, obejmujące naprawy lub poprawki po zakończeniu budowy, często nie są prawidłowo ujmowane w rachunkach. Może to prowadzić do niedoszacowania całkowitych kosztów realizacji projektu.
Brak właściwego zabezpieczenia rezerw — firmy budowlane powinny tworzyć odpowiednie rezerwy na pokrycie kosztów związanych z gwarancjami. Brak takich rezerw może skutkować przekroczeniem budżetu lub problemami z płynnością finansową w przyszłości.

Firmy budowlane często posiadają drogi sprzęt budowlany, który podlega amortyzacji. Błędy w obliczaniu amortyzacji lub w jej przypisaniu do odpowiednich projektów mogą prowadzić do zniekształcenia wyników finansowych.

Pełnią funkcję narzędzi zabezpieczających interesy stron umowy i umożliwiają skuteczne egzekwowanie postanowień kontraktowych. Są one często stosowane w celu zapewnienia realizacji ustalonych warunków i terminów oraz pokrycia kosztów wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań. Każdy przypadek ujęcia kar i not obciążeniowych w księgowości wymaga indywidualnej oceny, aby możliwe było prawidłowe zaliczenie ich do kosztów podatkowych we właściwym okresie rozliczeniowym.

W branży budowlanej często stosuje się mechanizm zatrzymania części wynagrodzenia do momentu zakończenia budowy lub po upływie określonego czasu od jej zakończenia. Ma to na celu zapewnienie jakości wykonanych prac oraz zabezpieczenie interesów inwestora. Zatrzymanie to może jednak prowadzić do błędów księgowych:

Niezgodne rozliczenie kwot zatrzymanych — firmy budowlane często błędnie ujmują zatrzymane środki jako przychód w momencie zakończenia umowy, mimo że powinny zostać rozpoznane dopiero po spełnieniu warunków kontraktu.
Nieprawidłowe ujęcie w bilansie — zatrzymane kwoty powinny być wykazywane jako zobowiązania do wypłaty w późniejszym terminie. Często jednak są one nieprawidłowo klasyfikowane jako przychód lub rozliczane jako koszt już w momencie ich zatrzymania.

Współpracując z nami ograniczysz ryzyko błędów i nieprawidłowości

Otrzymasz wsparcie doświadczonego zespołu, który zna specyfikę Twojej branży i działa zgodnie z aktualnymi przepisami. Analizujemy dokumenty, weryfikujemy rozliczenia i wdrażamy sprawdzone praktyki księgowe, aby kompleksowo wspierać rozwój Twojej firmy.

Jak wygląda współpraca?

Umówienie konsultacji

Konsultacja może mieć formę spotkania stacjonarnego w naszym biurze lub rozmowy telefonicznej.

Przygotowanie oferty

Na podstawie zebranych informacji opracowujemy ofertę dopasowaną do specyfiki Twojej działalności.

Rozpoczęcie współpracy

Po podpisaniu umowy ustalamy harmonogram działań i terminy przekazywania dokumentów.

Bieżąca obsługa i wsparcie

Realizujemy uzgodniony zakres usług, zapewniając terminowość, rzetelność i stały kontakt.

Skontaktuj się z naszą księgową